Eğitim kurumu için çevrim içi kurs satışı ve öğrenci paneli

Tersine Akademi, yetişkinlere yönelik veri analizi ve tasarım eğitimleri veren bir kurum. Kayıtlar telefonla ya da e-posta ile alınıyor, ödeme banka havalesiyle yapılıyor, ders bağlantıları katılımcılara elle gönderiliyordu. Bir dönemde yaklaşık iki yüz katılımcı bu şekilde yönetiliyordu.

Sorun, kayıt sayısı arttıkça yönetim yükünün doğrusal olarak büyümesiydi. Ödemesi geçmiş bir katılımcının ders bağlantısını almadığı, kontenjanı dolan bir gruba fazladan kayıt yapıldığı ya da iptal eden birinin listeden çıkarılmadığı durumlar tekrarlanıyordu. Akademi, hem satışı çevrim içine taşımak hem de katılımcının kendi kayıtlarını, ödeme durumunu ve ders erişimini görebileceği bir alan istiyordu. Ayrıca eğitmenlerin kendi gruplarını görebilmesi gerekiyordu.

Mevcut süreci baştan sona haritaladık: ilk temastan ders sonuna kadar hangi bilginin kimde durduğunu çıkardık. Bu harita, aynı bilginin üç ayrı yerde tutulduğunu gösterdi. Veri modelini tek bir kaynağa indirgemeyi ilk iş olarak belirledik.

Ürün tarafında kurs, dönem ve kayıt kavramlarını birbirinden ayırdık. Bir kurs sabit içeriktir; dönem ise o kursun belirli bir takvimde, belirli bir kontenjanla açılmış hâlidir. Kayıt, bir kişiyi bir döneme bağlar. Bu ayrım sayesinde aynı kursun farklı takvimlerde açılması ek geliştirme gerektirmiyor; yeni dönem açmak bir kayıt işlemine dönüşüyor.

• Uçtan uca süreç haritası ve veri modeli tasarımı
• Kurs, dönem ve kayıt yapısının ayrıştırılması
• Kontenjan takibi ve otomatik kayıt kapatma
• Ödeme akışı ve kayıt durumu eşleşmesi
• Katılımcı paneli: kayıtlar, ödeme durumu, ders erişimi
• Eğitmen görünümü ve grup listeleri

Kurs kataloğunu ve dönem takvimini gösteren bir satış yüzü kurduk. Ziyaretçi bir döneme kayıt olurken kontenjan gerçek zamanlı kontrol ediliyor; kontenjan dolduğunda kayıt kapanıyor ve bekleme listesi devreye giriyor. Ödeme adımı tamamlandığında kayıt otomatik olarak onaylı duruma geçiyor, ders erişimi aynı anda açılıyor.

Katılımcı paneli, kişinin bütün kayıtlarını tek listede gösteriyor: hangi dönem, hangi tarih, ödeme durumu ne ve ders bağlantısı nerede. Geçmiş dönemler de listede kalıyor, böylece katılımcı daha önce hangi eğitimi aldığını görebiliyor.

Eğitmenler için ayrı bir görünüm tanımladık. Bir eğitmen yalnızca kendi dönemlerini ve o dönemlerin katılımcı listesini görüyor; yoklama alabiliyor ve grup duyurusu yazabiliyor. Yönetim panelinde ise dönem açma, kontenjan belirleme ve kayıt taşıma işlemleri var. Kayıt taşıma, iptal eden bir katılımcının başka bir döneme aktarılmasını tek işlemle yapıyor.

Kayıt, ödeme ve ders erişimi artık aynı kaydın üzerinde ilerliyor; ekip üç ayrı listeyi karşılaştırmıyor. Kontenjanı dolan bir döneme kayıt açık kalması durumu yapısal olarak ortadan kalktı.

Akademi ekibi yeni dönem açmayı kendi yapıyor, eğitmenler katılımcı listelerini kendi görünümlerinden alıyor. Katılımcılardan gelen "ders bağlantısını alamadım" mesajları ekibin gündeminden çıktı.