Poliklinik zincirinin randevu ve bilgilendirme sitesinin yeniden kurulması

Anka Sağlık Poliklinikleri, dört ayrı ilçede hizmet veren bir poliklinik zinciri. Her şube kendi açılışında ayrı bir site kurdurmuştu; dördü farklı altyapılarda çalışıyor, hiçbiri diğerine bağlanmıyordu. Bir hekim iki şubede birden çalıştığında adı iki sitede iki farklı biçimde, çoğu zaman farklı çalışma saatleriyle yer alıyordu.

Hasta tarafında en sık yaşanan sorun, bir birimin hangi şubede bulunduğunun anlaşılamamasıydı. Ziyaretçiler telefonla arayıp önce doğru şubeyi öğrenmek zorunda kalıyordu. Yönetim tarafında ise güncelleme yükü ağırdı: bir hekimin izne çıkması dört ayrı panelde ayrı ayrı düzenleme gerektiriyordu. Zincir, sağlık iletişiminde tedavi vaadi içeren bir dil kullanmak istemediklerini de baştan belirtmişti; metinlerin bilgilendirici ve temkinli kalması istenmişti.

Dört sitedeki bütün içeriği tek bir listede topladık ve tekrarları ayıkladık. Hekimler, birimler ve şubeler birbirinden ayrı üç veri kümesi olarak tanımlandı; aralarındaki bağ ise ilişki olarak kuruldu. Böylece bir hekim bir kez tanımlanıp birden fazla şubeye ve birime bağlanabilir hâle geldi.

Bilgi mimarisini, ziyaretçinin üç farklı soruyla geldiği varsayımıyla kurduk: hangi birim, hangi hekim, hangi şube. Üç giriş noktasının da aynı randevu adımına çıkması gerekiyordu. Metin dilinde ise tedavi sonucu vaat etmeyen, şikâyet durumunda hekime başvurmayı öneren bir çerçeve belirledik.

• İçerik envanteri ve dört siteden tek yapıya birleştirme planı
• Hekim, birim ve şube veri modelinin ilişkisel kurulumu
• Üç giriş noktalı gezinme ve arama tasarımı
• Randevu talep akışı ve şube yönlendirmesi
• Erişilebilirlik kontrolleri ve okunabilir tipografi ölçeği
• Sağlık iletişimi için metin yazım rehberi

Tek bir site üzerinde dört şubeyi barındıran bir yapı kurduk. Ziyaretçi ister birimden, ister hekimden, ister şubeden başlasın aynı bilgiye ulaşıyor; sayfaların üstünde hangi şubede olduğunu gösteren sabit bir bağlam çubuğu bulunuyor. Birim sayfalarında o birimin hangi şubelerde bulunduğu ve o şubelerdeki hekimler listeleniyor.

Randevu talebi, tek bir akış üzerinden alınıyor. Ziyaretçi birim ve şube seçtiğinde uygun hekimler listeleniyor, talep ilgili şubenin sekreterlik ekibine düşüyor. Akışın hiçbir adımında tanı ya da tedavi yönlendirmesi yapılmıyor; form, yalnızca talep iletme işini üstleniyor.

Yönetim panelinde hekim kaydı tek bir yerde tutuluyor. İzin bilgisi girildiğinde hekimin bütün şubelerdeki görünürlüğü aynı anda güncelleniyor. Birim açıklamaları için hazırladığımız yazım rehberini panele not olarak yerleştirdik; içerik girişi yapan ekip, hangi ifadelerin kullanılmayacağını alanın yanında görüyor.

Zincir dört ayrı siteyi ve dört ayrı paneli bıraktı; içerik tek yerden yönetiliyor. Bir hekimin çalışma bilgisi değiştiğinde tek kayıt güncelleniyor, değişiklik ilgili bütün sayfalarda görünüyor.

Sekreterlik ekibinin gözlemi, telefonla gelen "bu birim sizde var mı" sorularının yerini doğrudan randevu taleplerinin almaya başlaması oldu. İçerik ekibi de birim metinlerini yazım rehberine bakarak kendi güncelliyor.